Contacto
Jefa de Departamento de la Coordinación de Archivo General
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse por un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.
Ley General de Archivos y Ley de Archivos para el Estado de Sonora (art. 20)
Registro Nacional de Archivos (RNA)
- Dimensión normativa
- Dimensión operativa
- Normatividad
- Capacitaciones
- Instrumentos de control y consulta archivística
Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA 2023)
Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA 2022)
Informe Anual 2022
Catálogo de Disposición Documental (CADIDO)
Acta de instalación
Reglas de operación
Reuniones
El área de correspondencia es la responsable de la recepción, registro, seguimiento y entrega de la documentación al área correspondiente.
Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones:
I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba;II. Asegurar el control, localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales;
III. Resguardar los archivos y aquella información que haya sido clasificada de acuerdo con la normativa en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y demás disposiciones aplicables;
V. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos; VI. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, y
VII. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.
La unidad responsable del Archivo de Concentración, tendrá las siguientes funciones:
I. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que resguarda;
II. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes;
III. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental;
IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y demás disposiciones aplicables;
V. Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental;
VI. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;
VII. Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que serán transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados, según corresponda;
VIII. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de valoración documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;
IX. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración;
X. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean valores evidénciales, testimoniales e informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General del Estado, o equivalentes, según corresponda, y
XI. Las que establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables en la materia.
Actas de baja
Es el documento que avala el proceso administrativo que realiza el sujeto obligado, a través del grupo interdisciplinario, para eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales; en su caso, plazos de conservación; y que no posean valores históricos, de acuerdo con la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y las disposiciones jurídicas aplicables.
Inventario de baja documentalInstrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para la baja documental.
Inventario de transferenciasInstrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias.
Funciones
Los responsables de los archivos históricos de los sujetos obligados, adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor histórico que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:
I. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y difusión de los documentos históricos;II. Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios digitales con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e informativos;
III. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la búsqueda y localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos;
IV. Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el patrimonio documental;
V. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a los estudiantes de diferentes grados educativos, y
VI. Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de publicación de interés para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.
Inventario de archivo histórico
Instrumento de consulta que permiten la búsqueda y localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones del archivos histórico.
Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora
Lineamientos para la organización y conservación de archivos
Declaración Universal sobre los Archivos
Lineamientos Generales para la Administración documental en el Estado de Sonora
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora
Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados
Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Sujetos Obligados del Estado de Sonora
Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción
Ley Estatal de Responsabilidades del Estado de Sonora
Ley General de Archivos
Ley de Archivos para el Estado de Sonora
Ley de Bienes y Concesiones del Estado de Sonora
Ley General de Responsabilidades Administrativas
Ley número 51 que crea al Cobach
Manual de Organización del Cobach
Manuales de Procedimientos del Cobach
Reglamento General del Cobach
Reglamento Interior del Cobach
Exposición 2015
Portada registro documental 2015
Criterios para el manejo de documentación comprobación administrativa inmediata y de apoyo informativo, 28 de septiembre de 2022
Identificación de documentación de comprobación administrativa inmediata y apoyo informativo, 28 de septiembre de 2022
FotografíasPresentación
Fotografías Presentación
Presentación
Fotografías Presentación
Fotografías Presentación
Fotografías Presentación
Cuadro de Clasificación Archivística (2023)
Guía de archivo documental (2023)
Inventario General
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización.
Inventarios de transferencia primariaInstrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias primarias.
Inventarios de transferencia secundariaInstrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias secundarias.
Inventario de baja documentalInstrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para la baja documental.
Guía de archivo documental (2015)Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización.
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias primarias.
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias secundarias.
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para la baja documental.
